Comunicação Interna na Era Digital

Comunicação Interna na Era Digital

Numa realidade digital como já é a nossa, o modo como as pessoas comunicam umas com as outras sofreu profundas alterações. O modo como processamos e divulgamos a informação também é diferente. O nosso tempo é valioso e tudo é mais rápido.

As empresas transformaram-se e, com elas, os profissionais e o seu modo de estar nas organizações. O paradigma do poder foi transferido para os clientes e colaboradores (clientes internos), concedendo-lhes um estatuto semelhante e fazendo ressaltar o modo como as empresas são lideradas, geridas e operadas.

As organizações bem sucedidas entendem que o social media é o futuro para comunicarem com os clientes; por outro lado, mais do que nunca, os colaboradores são o rosto público das suas organizações e, por via das redes sociais, estão a interagir com um público em massa e com grande influência.

Gerir a forma como os colaboradores representam a organização, ao mesmo tempo que mantêm a capacidade de resposta, a autenticidade e a abertura que esses canais exigem, é o desafio que se coloca ao management.

A comunicação interna assume, por isso, um papel ainda mais crítico, tornando-se um reflexo do modelo de gestão, da relevância do negócio, e da própria estratégia da empresa.

Comunicação Interna ao Alcance de Todos

Uma estratégia de comunicação interna nos tempos que correm passa, antes de mais, por aceitar a mudança no comportamento da força de trabalho não esquecendo nunca que o poder de comunicar está agora nas mãos de todos.

A comunicação interna consiste na troca de informações entre colaboradores de uma empresa num diálogo que deve incluir todos os membros da equipa.

O clássico modelo de comunicação organizacional, de cima para baixo, já não funciona porque a tecnologia digital criou novas redes e fluxos de trabalho que alteraram o relacionamento diário entre os colaboradores e entre estes e os seus líderes.

Para além disso os conteúdos da comunicação são agora menos refinados e planeados e, no fundo, todos podem ser criadores de conteúdos.

A partir do momento em que os colaboradores possuem informações sobre o negócio tornam-se mais autónomos e conseguem:

  • Participar na criação de valor;
  • Operar de maneira mais estratégica e ágil;
  • Iniciar o diálogo, a discussão e o debate com colegas e líderes.

Passam, assim, de membros passivos da organização a parceiros confiantes e dinâmicos.

De facto, a transparência e a partilha de conhecimento são fundamentais quando se trata de fazer com que as pessoas se sintam ligadas e de dar voz aos indivíduos no local de trabalho. Somente dando voz aos colaboradores é possível criar uma cultura de produtores de conteúdo interno em toda a organização.

A comunicação interna na Era Digital pode, pois, constituir um complemento para grandes iniciativas e para o crescente empenho das equipas sobretudo quando são aplicadas estratégias centradas no colaborador. Profissionais mais motivados e mais felizes são, por norma, mais produtivos.

Andamos nas nuvens!

Enquanto há trinta anos os principais assuntos de comunicação interna eram distribuídos em papel, hoje em dia andamos virtualmente todos nas nuvens (cloud) quando recebemos comunicações internas.

O digital torna todos mais conscientes devido ao acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana. A comunicação da empresa deve, por isso, nos tempos que correm, adaptar-se a uma força de trabalho móvel que comunica sobretudo através dos seus telemóveis e que vai exigir, cada vez mais, um conteúdo facilmente digerível e notificações oportunas e personalizadas que, rapidamente, cheguem ao público-alvo.

As empresas têm que entender que qualquer que seja a plataforma utilizada (por melhor ou mais moderna que seja), a utilidade da mesma será proporcional aos conteúdos que lá forem partilhados.

Nesse sentido, as empresas devem permitir que os seus colaboradores comuniquem entre si através de vários canais – preferencialmente canais de divulgação que sejam de fácil acesso às equipas e com interactividade, como sejam blogues interactivos, e-mails e redes sociais corporativas – eliminando quaisquer barreiras que possam impedi-los de estarem em contacto de maneira fácil e instantânea, mas sempre com vista a estimular a discussão, aumentar a produtividade e defender a cultura da empresa.

O digital não é tudo...
O papel do Líder na comunicação

De qualquer modo, o digital não é tudo. Antes de mais, comunicar ainda é sobre pessoas, uma vez que diz respeito à forma como as pessoas se ligam e trocam informações.

A maior parte das empresas hoje em dia conta com formas digitais para comunicar com os seus colaboradores, porém, ao fazê-lo, muitas vezes eliminam o canal mais credível: a comunicação direta, cara a cara.

Nas empresas que praticam uma comunicação direta a responsabilidade pela sua eficácia é atribuída aos gestores/líderes. Por outro lado, nessas empresas, os colaboradores estão mais predispostos a entender os objetivos da organização e demonstrar o seu compromisso para com os mesmos.

Acredita-se que as empresas de sucesso:

  • Dão grande importância à comunicação interna;
  • Têm um plano de comunicação interna que funciona bem;
  • Realizam avaliações frequentemente;
  • Usam ferramentas de comunicação eficazes para partilhar os objetivos de negócio com os colaboradores;
  • Promovem a comunicação entre Líderes e Liderados.

O desafio está em conseguir que os Líderes entendam as suas responsabilidades no processo de comunicação interna. A comunicação eficaz precisa de se tornar um comportamento desejado por todos na organização, apoiado pelas chefias.

Embora a nova tecnologia e as redes sociais sejam ótimas para ligar as pessoas e estimulá-las a partilhar e, assim, aprender e inovar, a dúvida permanece em relação à sua capacidade de, por si só, motivar, estimular e criar colaboradores que sejam realmente embaixadores da empresa.

Deste modo, apesar de poder ajudar no sucesso organizacional por meio da inovação, a comunicação mediada apenas por um computador não é um substituto da comunicação face a face.

No local de trabalho, a comunicação direta é crucial. A comunicação entre um Líder, um gerente ou um supervisor e os membros das suas equipas é aquela que constituir a base para outras formas de comunicação.

Como liderar e melhorar a
comunicação interna

Modernizar os seus processos de comunicação interna pode moldar novos hábitos ou mesmo os comportamentos dos colaboradores, alterar rotinas, minimizar erros de interpretação e melhorar o clima organizacional.

Gestores e Líderes precisam de entender o seu público, o motivo pelo qual estão a comunicar sem descurar o contexto em que comunicam (cultura organizacional), e o canal/meio apropriado para a comunicação.

A comunicação é essencial para o empenho e motivação dos colaboradores, por isso:

  • Incentive a partilha de informação. Divulgue informação que seja de interesse para a empresa, útil, correta e pertinente.
  • Comunique: não se limite a informar. Há que promover o diálogo, o reconhecimento dos colaboradores, ouvir sugestões e reclamações.
  • Invista na tecnologia para uma comunicação eficaz. Os sistemas de agenda online, por exemplo, oferecem recursos específicos para comunicar de forma partilhada, envolvendo todos os colaboradores de um projeto.
  • Promova reuniões objetivas.
  • Crie uma Newsletter em que os próprios colaboradores produzam conteúdo informativo.
  • Crie um pacote de integração para os novos membros da equipa que, para além de informar sobre as regras e as políticas da empresa, vá estimular a comunicação mostrando quais os canais adequados e deixando o novo colaborador mais confiante.
  • Solicite e dê feedback. Uma comunicação de duas vias, bem estruturada, evita insegurança e insatisfação.
  • Estimule a equipa a fazer perguntas. Promovendo o diálogo podem evitar-se mal-entendidos e interpretações erradas.
  • Incentive a troca de ideias. Daqui poderão advir grandes sugestões para o desenvolvimento da empresa.

As comunicações organizacionais (internas) tanto podem abrir e cultivar uma discussão ou um debate com todos dentro da empresa, como podem, na pior das hipóteses, tornar-se apenas uma série de mensagens direcionadas às pessoas por meio de múltiplos processos burocráticos, produzindo um sentimento artificial de ligação e de construção de relações.

Tudo depende da forma como a empresa quer comunicar e dialogar e, para tal, há que reflectir sobre o ambiente interno da organização.

A comunicação interna eficaz e o aumento do empenho dos colaboradores resultarão numa organização que sabe muito mais sobre as suas pessoas – e em pessoas que sabem muito mais sobre a sua organização!

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Autor: Paula Serra

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