• logo-header
  • Certificação Micro Expressões
  • Contactos
CLOSE

SWAT – The Profilling Specialist

In a digital reality as ours, the way people communicate with each other has undergone great changes. The way we process and disclose information is also different. Our time is valuable and everything runs faster.

Companies have changed and, with them, the professionals and their way of being in the organizations. The power paradigm has been transferred to customers and employees (internal customers), giving them a similar status and highlighting how companies are led, managed and operated.

Successful organizations understand that social media is the future to communicate with customers; on the other hand, more than ever, employees are the public face of their organizations and, through social networks, they are interacting with a large and influential public.

Managing how employees represent their organization while maintaining the responsiveness, authenticity and openness these channels require is the challenge management has to face.

Internal communication therefore takes on an even more critical role, becoming a reflection of the management model, the relevance of the business, and even the company’s strategy.

Internal communication for everyone

An internal communication strategy in our days has to accept the change in the behavior of the workforce, never forgetting that the power to communicate is now in the hands of everyone.

The internal communication process consists on the exchange of information between employees of a company in a dialogue that should include all team members.

The classic top-down organizational communication model no longer works because digital technology has created new networks and workflows that have changed the daily relationship between employees and between these employees and their leaders.

In addition, the content of communication is now less refined and planned and, in the end, everyone can create content.

Once employees have information about the business, they become more independent and are able to:

They shift from passive members of the organization to confident and dynamic partners.

In fact, transparency and knowledge sharing are fundamental when it comes to making people feel connected and giving voice to individuals in the workplace. Only by giving voice to employees is it possible to create a culture of internal content producers throughout the organization.

Internal communication in the digital age can, therefore, be a complement to major initiatives and to the growing commitment of the teams, especially with employee focused strategies. More motivated and happier professionals are, as a rule, more productive.

Walking on the clouds!

Whereas thirty years ago the main issues related to internal communication were distributed on paper, we nowadays walk virtually in the “cloud” when we receive internal communications.

Digital makes everyone more aware due to access 24 hours a day, 7 days a week. Therefore, the company’s communication must adapt itself to a mobile workforce that communicates mainly through mobile phones, which will increasingly require easily digestible content, and timely, personalized notifications that quickly reach the intended audience.

Companies have to understand that whatever platform is used (as better or more modern it may be), the usefulness of the platform will be proportional to the contents that are shared there.

In this sense, companies should allow their employees to communicate with each other through a variety of channels – preferably communication channels that are easily accessible to the teams and with interactivity, such as interactive blogs, emails and corporate social networks – eliminating any barriers that may prevent them from being in contact in an easy and instant way, but always with a view to stimulating discussion, increasing productivity and defending the company culture.

Digital isn’t everything…
The role of the Leader

Anyway, digital isn’t everything. Communicating is still about people as it relates to the way people connect and exchange information

Most companies today have digital ways to communicate with their employees, but in doing so they often eliminate the most credible channel: direct, face-to-face communication.

In companies that practice direct communication responsibility for its effectiveness is attributed to managers / leaders. On the other hand, in these companies, employees are more inclined to understand the organization’s objectives and demonstrate their commitment to these.

It is believed that successful companies:

The challenge is to get leaders to understand their responsibilities in the internal communication process. Effective communication needs to become a desired behavior for everyone in the organization, supported by management.

Although new technology and social networks are great for connecting people and stimulating them to share and thus learn and innovate, the question remains about their ability to, per si, motivate, encourage and create really ambassadors of the company.

In this way, although it can help organizational success through innovation, communication solely mediated by a computer is not a substitute for face-to-face communication.

In the workplace, direct communication is crucial. Communication between a leader, a manager or a supervisor, and the members of their teams is what constitutes the basis for other forms of communication.

How to lead and improve internal communication

Modernizing your internal communication processes can shape new habits or even employee behaviors, change routines, minimize misinterpretation, and improve the organizational climate.

Managers and leaders need to understand their audience, why they are communicating, without neglecting the context in which they communicate (organizational culture), and the appropriate channel / medium for communication.

Communication is essential for the commitment and motivation of employees. In this sense:

Organizational (internal) communications can either open up and nurture a discussion or debate with everyone within the company, as they may, in a worst-case scenario, become just a set of messages directed at people through multiple bureaucratic processes, producing an artificial feeling of connection and relationship.

It all depends on how the company wants to communicate and dialogue, and to do so, the internal environment of the organization has to be considered.

Effective internal communication and increased employee engagement will result in an organization that knows a lot more about its people – and people who know a lot more about their organization!

How can SWAT support you?

people and between these and your customer?

Contact us as we will be happy to show you how to involve your employees.

By developing strategies, guidelines, step-by-step implementation and training, we help everyone in the organization understand their own role in bringing the “message of the company” to the next level, far beyond internal communication.

Author: Paula Serra

Numa realidade digital como já é a nossa, o modo como as pessoas comunicam umas com as outras sofreu profundas alterações. O modo como processamos e divulgamos a informação também é diferente. O nosso tempo é valioso e tudo é mais rápido.

As empresas transformaram-se e, com elas, os profissionais e o seu modo de estar nas organizações. O paradigma do poder foi transferido para os clientes e colaboradores (clientes internos), concedendo-lhes um estatuto semelhante e fazendo ressaltar o modo como as empresas são lideradas, geridas e operadas.

As organizações bem sucedidas entendem que o social media é o futuro para comunicarem com os clientes; por outro lado, mais do que nunca, os colaboradores são o rosto público das suas organizações e, por via das redes sociais, estão a interagir com um público em massa e com grande influência.

Gerir a forma como os colaboradores representam a organização, ao mesmo tempo que mantêm a capacidade de resposta, a autenticidade e a abertura que esses canais exigem, é o desafio que se coloca ao management.

A comunicação interna assume, por isso, um papel ainda mais crítico, tornando-se um reflexo do modelo de gestão, da relevância do negócio, e da própria estratégia da empresa.

Comunicação Interna ao Alcance de Todos

Uma estratégia de comunicação interna nos tempos que correm passa, antes de mais, por aceitar a mudança no comportamento da força de trabalho não esquecendo nunca que o poder de comunicar está agora nas mãos de todos.

A comunicação interna consiste na troca de informações entre colaboradores de uma empresa num diálogo que deve incluir todos os membros da equipa.

O clássico modelo de comunicação organizacional, de cima para baixo, já não funciona porque a tecnologia digital criou novas redes e fluxos de trabalho que alteraram o relacionamento diário entre os colaboradores e entre estes e os seus líderes.

Para além disso os conteúdos da comunicação são agora menos refinados e planeados e, no fundo, todos podem ser criadores de conteúdos.

A partir do momento em que os colaboradores possuem informações sobre o negócio tornam-se mais autónomos e conseguem:

Passam, assim, de membros passivos da organização a parceiros confiantes e dinâmicos.

De facto, a transparência e a partilha de conhecimento são fundamentais quando se trata de fazer com que as pessoas se sintam ligadas e de dar voz aos indivíduos no local de trabalho. Somente dando voz aos colaboradores é possível criar uma cultura de produtores de conteúdo interno em toda a organização.

A comunicação interna na Era Digital pode, pois, constituir um complemento para grandes iniciativas e para o crescente empenho das equipas sobretudo quando são aplicadas estratégias centradas no colaborador. Profissionais mais motivados e mais felizes são, por norma, mais produtivos.

Andamos nas nuvens!

Enquanto há trinta anos os principais assuntos de comunicação interna eram distribuídos em papel, hoje em dia andamos virtualmente todos nas nuvens (cloud) quando recebemos comunicações internas.

O digital torna todos mais conscientes devido ao acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana. A comunicação da empresa deve, por isso, nos tempos que correm, adaptar-se a uma força de trabalho móvel que comunica sobretudo através dos seus telemóveis e que vai exigir, cada vez mais, um conteúdo facilmente digerível e notificações oportunas e personalizadas que, rapidamente, cheguem ao público-alvo.

As empresas têm que entender que qualquer que seja a plataforma utilizada (por melhor ou mais moderna que seja), a utilidade da mesma será proporcional aos conteúdos que lá forem partilhados.

Nesse sentido, as empresas devem permitir que os seus colaboradores comuniquem entre si através de vários canais – preferencialmente canais de divulgação que sejam de fácil acesso às equipas e com interactividade, como sejam blogues interactivos, e-mails e redes sociais corporativas – eliminando quaisquer barreiras que possam impedi-los de estarem em contacto de maneira fácil e instantânea, mas sempre com vista a estimular a discussão, aumentar a produtividade e defender a cultura da empresa.

O digital não é tudo...
O papel do Líder na comunicação

De qualquer modo, o digital não é tudo. Antes de mais, comunicar ainda é sobre pessoas, uma vez que diz respeito à forma como as pessoas se ligam e trocam informações.

A maior parte das empresas hoje em dia conta com formas digitais para comunicar com os seus colaboradores, porém, ao fazê-lo, muitas vezes eliminam o canal mais credível: a comunicação direta, cara a cara.

Nas empresas que praticam uma comunicação direta a responsabilidade pela sua eficácia é atribuída aos gestores/líderes. Por outro lado, nessas empresas, os colaboradores estão mais predispostos a entender os objetivos da organização e demonstrar o seu compromisso para com os mesmos.

Acredita-se que as empresas de sucesso:

O desafio está em conseguir que os Líderes entendam as suas responsabilidades no processo de comunicação interna. A comunicação eficaz precisa de se tornar um comportamento desejado por todos na organização, apoiado pelas chefias.

Embora a nova tecnologia e as redes sociais sejam ótimas para ligar as pessoas e estimulá-las a partilhar e, assim, aprender e inovar, a dúvida permanece em relação à sua capacidade de, por si só, motivar, estimular e criar colaboradores que sejam realmente embaixadores da empresa.

Deste modo, apesar de poder ajudar no sucesso organizacional por meio da inovação, a comunicação mediada apenas por um computador não é um substituto da comunicação face a face.

No local de trabalho, a comunicação direta é crucial. A comunicação entre um Líder, um gerente ou um supervisor e os membros das suas equipas é aquela que constituir a base para outras formas de comunicação.

Como liderar e melhorar a
comunicação interna

Modernizar os seus processos de comunicação interna pode moldar novos hábitos ou mesmo os comportamentos dos colaboradores, alterar rotinas, minimizar erros de interpretação e melhorar o clima organizacional.

Gestores e Líderes precisam de entender o seu público, o motivo pelo qual estão a comunicar sem descurar o contexto em que comunicam (cultura organizacional), e o canal/meio apropriado para a comunicação.

A comunicação é essencial para o empenho e motivação dos colaboradores, por isso:

As comunicações organizacionais (internas) tanto podem abrir e cultivar uma discussão ou um debate com todos dentro da empresa, como podem, na pior das hipóteses, tornar-se apenas uma série de mensagens direcionadas às pessoas por meio de múltiplos processos burocráticos, produzindo um sentimento artificial de ligação e de construção de relações.

Tudo depende da forma como a empresa quer comunicar e dialogar e, para tal, há que reflectir sobre o ambiente interno da organização.

A comunicação interna eficaz e o aumento do empenho dos colaboradores resultarão numa organização que sabe muito mais sobre as suas pessoas – e em pessoas que sabem muito mais sobre a sua organização!

Como é que a SWAT pode ajudar?

Está interessado em melhorar a comunicação com as suas equipas, entre as suas pessoas e entre estas e o seu cliente?

Entre em contacto connosco pois teremos todo o gosto em mostrar-lhe como envolver os seus colaboradores.

Através do desenvolvimento de estratégias, diretrizes, implementação passo-a-passo e treino, ajudamos todos na organização a entender o seu próprio papel em levar a “mensagem da empresa” ao nível seguinte, muito para além da comunicação interna.

Autor: Paula Serra